Принципы документооборота на предприятии

Ср, 28 Май 2014, 1,512 просмотров

Правильная организация документооборота на предприятии является важным этапом организации работы организации. Существует несколько основных принципов документооборота.

"Конфиденциальность". Это один из самых важных и основных принципов. На предприятии должен быть организован контроль за распространением информации исключительно среди лиц, которые имеют право доступа к конкретным видам данных. Контроль заключается в использовании специальных паролей доступов, отведении специальных мест с ограниченным доступом для хранения данных на бумажных носителях, закрепления прав доступа за каждым конкретным сотрудником.

"Автоматизация ввода". Данный принцип говорит про необходимость проведения автоматизации ввода данных на бумажных носителях. Чем более автоматизированным будет процесс документооборота на предприятии - тем более проще и легче будет он проводится. Поэтому задача каждого руководителя организовать электронный документооборот. Если у вас уже старое предприятие, то вы может использовать потоковый ввод документов для первичного преобразования документов в электронный вид.

"Оперативность обработки". Абсолютно каждый документ должен быть своевременно обработан и его информация должна быть доведена до конкретного лица в конкретно установленные сроки. В связи с этим всем данным должна присваиваться своя отдельная категория: те, которые должны быть выполнены "срочно", к конкретной дате.

"Стандартизация". Абсолютно все данные должны составляться в соответствии с определенными стандартами. Под стандартами мы понимаем конкретные бланки или конкретные типы документов, которые могут быть утверждены государственными актами или же документами самого предприятия.

"Ответственность". Каждый документ возлагает ответственность как на лицо, которое является исполнителем, так и на лицо, которое является создателем данного документа.

"Наказуемость". Абсолютно любой документ должен подразумевать наказуемость в случае его невыполнения. Это должно автоматически пониматься в то время, когда данный документ рассылается и создается. Поэтому получатель обязан выполнить установленные положения документа в конкретные сроки, оговоренные этими документами.

"Хранение". В зависимости от типа документа имеется определенное время его хранения. Некоторые документы могут хранится вечно, другие - подлежат уничтожению после прочтения, третьи - в чтении конкретного времени.

Рубрика: Полезное

Случайные статьи

Что нам стоит дом построить, или Можно ли возвести деревянный дом самому

Возведение дома требует определенных знаний и умений. Грамотный инженер или архитектор может нарисовать чертеж будущего здания, рассчитать затраты на материал и составить смету выполнения проекта. Дал...просмотреть

Квартира в новостройке: достоинства и недостатки

В данное время сегмент новостроек развивается крайне быстрыми темпами, да и приобретать в них квартиры исключительно выгодно. Но, разумеется, есть в приобретении новостроек, как плюсы, так и минусы. П...просмотреть

Средства индивидуальной защиты для производства и домашнего хозяйства

Средства индивидуальной защиты – это предметы одежды либо устройства, необходимые для защиты человека от вредных факторов. СИЗ в Новосибирске представлены такими видами: защита рук, лица и голов...просмотреть

Самое уродливое здание выберут в Подмосковье

Власти Подмосковья присудят архитектурную антипремию. Жители Подмосковья уже могут присылать информацию о любом объекте на портал о строительстве и архитектуре в Московской области, где стартовал конк...просмотреть
Яндекс.Метрика

При использовании материалов сайта, активная гипер ссылка на источник обязательна, Copyright 2012-2014 © ЖилСфера