Принципы документооборота на предприятии

Ср, 28 Май 2014, 1,630 просмотров

Правильная организация документооборота на предприятии является важным этапом организации работы организации. Существует несколько основных принципов документооборота.

"Конфиденциальность". Это один из самых важных и основных принципов. На предприятии должен быть организован контроль за распространением информации исключительно среди лиц, которые имеют право доступа к конкретным видам данных. Контроль заключается в использовании специальных паролей доступов, отведении специальных мест с ограниченным доступом для хранения данных на бумажных носителях, закрепления прав доступа за каждым конкретным сотрудником.

"Автоматизация ввода". Данный принцип говорит про необходимость проведения автоматизации ввода данных на бумажных носителях. Чем более автоматизированным будет процесс документооборота на предприятии - тем более проще и легче будет он проводится. Поэтому задача каждого руководителя организовать электронный документооборот. Если у вас уже старое предприятие, то вы может использовать потоковый ввод документов для первичного преобразования документов в электронный вид.

"Оперативность обработки". Абсолютно каждый документ должен быть своевременно обработан и его информация должна быть доведена до конкретного лица в конкретно установленные сроки. В связи с этим всем данным должна присваиваться своя отдельная категория: те, которые должны быть выполнены "срочно", к конкретной дате.

"Стандартизация". Абсолютно все данные должны составляться в соответствии с определенными стандартами. Под стандартами мы понимаем конкретные бланки или конкретные типы документов, которые могут быть утверждены государственными актами или же документами самого предприятия.

"Ответственность". Каждый документ возлагает ответственность как на лицо, которое является исполнителем, так и на лицо, которое является создателем данного документа.

"Наказуемость". Абсолютно любой документ должен подразумевать наказуемость в случае его невыполнения. Это должно автоматически пониматься в то время, когда данный документ рассылается и создается. Поэтому получатель обязан выполнить установленные положения документа в конкретные сроки, оговоренные этими документами.

"Хранение". В зависимости от типа документа имеется определенное время его хранения. Некоторые документы могут хранится вечно, другие - подлежат уничтожению после прочтения, третьи - в чтении конкретного времени.

Рубрика: Полезное

Случайные статьи

Интернет оградит квартплату от мошенников

Единый интернет-портал ЖКХ помешает мошенничеству с коммунальными платежами. В России появится государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства (ГИС ЖКХ), .которая соберет всю ин...просмотреть

Легкие и быстрые способы преобразить интерьер без ремонта квартиры

Опытные дизайнеры предлагают вам идеи, позволяющие быстро, легко, недорого изменить порядком надоевший интерьер. Эти предложения подойдут также для тех, кто хочет освежить и обновить дизайн своего пом...просмотреть

Объекты коммерческой недвижимости (актуальные критерии выбора)

Каждый предприниматель, прежде чем открыть свой собственный бизнес обязательно должен подыскать подходящее помещение. При этом важно учесть все соответствующие критерии и параметры выбора, но особое...просмотреть

Жизнь в Болгарии для пенсионеров

Хотим рассказать Вам о возможностях, которые есть в Болгарии для пенсионеров из России. Только подумайте! Недвижимость в Болгарии для пенсионеров в горах — это не просто мечта! Для пенсионеров-...просмотреть
Яндекс.Метрика

При использовании материалов сайта, активная гипер ссылка на источник обязательна, Copyright 2012-2014 © ЖилСфера