Принципы документооборота на предприятии

Ср, 28 Май 2014, 1,440 просмотров

Правильная организация документооборота на предприятии является важным этапом организации работы организации. Существует несколько основных принципов документооборота.

"Конфиденциальность". Это один из самых важных и основных принципов. На предприятии должен быть организован контроль за распространением информации исключительно среди лиц, которые имеют право доступа к конкретным видам данных. Контроль заключается в использовании специальных паролей доступов, отведении специальных мест с ограниченным доступом для хранения данных на бумажных носителях, закрепления прав доступа за каждым конкретным сотрудником.

"Автоматизация ввода". Данный принцип говорит про необходимость проведения автоматизации ввода данных на бумажных носителях. Чем более автоматизированным будет процесс документооборота на предприятии - тем более проще и легче будет он проводится. Поэтому задача каждого руководителя организовать электронный документооборот. Если у вас уже старое предприятие, то вы может использовать потоковый ввод документов для первичного преобразования документов в электронный вид.

"Оперативность обработки". Абсолютно каждый документ должен быть своевременно обработан и его информация должна быть доведена до конкретного лица в конкретно установленные сроки. В связи с этим всем данным должна присваиваться своя отдельная категория: те, которые должны быть выполнены "срочно", к конкретной дате.

"Стандартизация". Абсолютно все данные должны составляться в соответствии с определенными стандартами. Под стандартами мы понимаем конкретные бланки или конкретные типы документов, которые могут быть утверждены государственными актами или же документами самого предприятия.

"Ответственность". Каждый документ возлагает ответственность как на лицо, которое является исполнителем, так и на лицо, которое является создателем данного документа.

"Наказуемость". Абсолютно любой документ должен подразумевать наказуемость в случае его невыполнения. Это должно автоматически пониматься в то время, когда данный документ рассылается и создается. Поэтому получатель обязан выполнить установленные положения документа в конкретные сроки, оговоренные этими документами.

"Хранение". В зависимости от типа документа имеется определенное время его хранения. Некоторые документы могут хранится вечно, другие - подлежат уничтожению после прочтения, третьи - в чтении конкретного времени.

Рубрика: Полезное

Случайные статьи

Дагестанский камень

Основные характеристики натурального дагестанского камня: Не подверженность атмосферным воздействиям; Дагестанский камень достаточно устойчив к воздействию различных загрязнений и морозов; Кроме этого...просмотреть

Особенности установки домашнего видеонаблюдения

Многие из нас, к сожалению, могли сталкиваться с неприятной ситуацией взлома и краж имущества в квартире или доме. На сегодняшний день по статистике около 40% всех криминальных преступлений – эт...просмотреть

ФНС не одобрила налога на роскошь

Известие о том, что Федеральная налоговая служба приняла окончательное решение не поддерживать проявленную ранее инициативу Минэкономразвития о введении так называемого налога на роскошь, установленно...просмотреть

Москва упала на 28 место в мировом рейтинге цен на элитное жилье

Москва упала с 19-го на 28-е место в рейтинге наиболее динамичных рынков элитного жилья. Цены на элитное жилье в Москве снизились с марта 2012 года по март 2013 года на 0,3%, что обеспечило...просмотреть
Яндекс.Метрика

При использовании материалов сайта, активная гипер ссылка на источник обязательна, Copyright 2012-2014 © ЖилСфера