Принципы документооборота на предприятии

Ср, 28 Май 2014, 1,479 просмотров

Правильная организация документооборота на предприятии является важным этапом организации работы организации. Существует несколько основных принципов документооборота.

"Конфиденциальность". Это один из самых важных и основных принципов. На предприятии должен быть организован контроль за распространением информации исключительно среди лиц, которые имеют право доступа к конкретным видам данных. Контроль заключается в использовании специальных паролей доступов, отведении специальных мест с ограниченным доступом для хранения данных на бумажных носителях, закрепления прав доступа за каждым конкретным сотрудником.

"Автоматизация ввода". Данный принцип говорит про необходимость проведения автоматизации ввода данных на бумажных носителях. Чем более автоматизированным будет процесс документооборота на предприятии - тем более проще и легче будет он проводится. Поэтому задача каждого руководителя организовать электронный документооборот. Если у вас уже старое предприятие, то вы может использовать потоковый ввод документов для первичного преобразования документов в электронный вид.

"Оперативность обработки". Абсолютно каждый документ должен быть своевременно обработан и его информация должна быть доведена до конкретного лица в конкретно установленные сроки. В связи с этим всем данным должна присваиваться своя отдельная категория: те, которые должны быть выполнены "срочно", к конкретной дате.

"Стандартизация". Абсолютно все данные должны составляться в соответствии с определенными стандартами. Под стандартами мы понимаем конкретные бланки или конкретные типы документов, которые могут быть утверждены государственными актами или же документами самого предприятия.

"Ответственность". Каждый документ возлагает ответственность как на лицо, которое является исполнителем, так и на лицо, которое является создателем данного документа.

"Наказуемость". Абсолютно любой документ должен подразумевать наказуемость в случае его невыполнения. Это должно автоматически пониматься в то время, когда данный документ рассылается и создается. Поэтому получатель обязан выполнить установленные положения документа в конкретные сроки, оговоренные этими документами.

"Хранение". В зависимости от типа документа имеется определенное время его хранения. Некоторые документы могут хранится вечно, другие - подлежат уничтожению после прочтения, третьи - в чтении конкретного времени.

Рубрика: Полезное

Случайные статьи

Выбор объекта коммерческой недвижимости для ведения бизнеса

Любой современный деловой человек, который имеет хотя бы минимальный опыт и не первый год работает в сфере бизнеса, полностью отдает себе отчет в том, что для ведения успешного и прибыльного бизнеса н...просмотреть

Дом художников, музыкантов и поэтов хотят снести в Киеве

Дом украинских художников, музыкантов и поэтов на улице Грушевского в Киеве, являющийся историческим зданием, собираются снести, чтобы построить отель высотой 150 метров, пишет «The Epoch Times...просмотреть

Мансарда: советы специалистов по её оформлению

Зачастую площадь мансарды используют для складирования совершенно ненужных вещей, с предлогом «вдруг когда-нибудь пригодится». Еще более обидно, когда в доме едва ли помещается вся мебель,...просмотреть

Ответственное хранение грузов и складские услуги

Услуга ответственного хранения товаров и грузов является активно развивающейся услугой в области хранения товаров и складских услуг. Данные услуги оказываются строго в соответствии с заключенным догов...просмотреть
Яндекс.Метрика

При использовании материалов сайта, активная гипер ссылка на источник обязательна, Copyright 2012-2014 © ЖилСфера